Gedung Arsip DIY, Nasibmu Kini...

Gedung arsip menyimpan lembaran sejarah tak ternilai harganya. Ironisnya, banyak tempat penyimpanan arsip jauh dari ideal. Gedung arsip milik Pemerintah DIY salah satu contohnya. Berikut laporan wartawan Harian Jogja, Andreas Tri Pamungkas.

Kendati menjadi satu badan dengan perpustakaan, Gedung Arsip DIY itu letaknya berbeda lokasi dipisahkan Jalan Tentara Rakyat Mataram. Persisnya berada di barat gedung Kantor Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap (Samsat) Kota Jogja. Daerah itu dikenal sebagai Kampung Badran, Kecamatan Tegalrejo.

Masuk ke dalam gedung arsip, petugas satuan pengamanan (satpam) mengenakan baju putih biru berjaga di pintu masuk menanyakan keperluan pengunjung. Mereka yang datang biasanya diminta mengisi buku tamu di ruang pelayanan.

Ruang pelayanan itu menjadi satu dengan ruangan bidang pengarsipan, yang diapit dua ruang pengolahan arsip dan staf pengarsipan. Belum lama ini pembatas ruang (sekat) pelayanan diganti dengan kaca transparan. Baik pegawai yang tengah bekerja di ruang pengarsipan ataupun di ruang pengolahan dapat sambil mengamati gerak- gerak pengunjung yang tengah meminjam arsip.

“Kan tidak semua orang dapat dipercaya, jadi kami semua ikut mengamati dari kejauhan,” kata Ikra Widya, Penata Laksana Arsip Statis Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY saat menerima Harian Jogja di ruang pelayanan tersebut, Kamis (22/8/2013).

Menurutnya, petugas di pengarsipan sangat terbatas. Dari empat orang staf, dua pegawai di antaranya harus mondar- mandir ke Kraton dan Pakualaman karena ditugaskan menjaga arsip di sana. Mereka baru kembali ke gedung arsip selepas pukul 12.00 WIB.

Ikra menyadari gedung arsip DIY tidaklah ideal sebagai tempat untuk menyimpan dokumen- dokumen penting. Luasan gedung yang cuma sekitar 1.000 meter persegi itu sekarang sudah tak lagi muat menyimpan arsip.

Dalam setahun saja, gedung itu bisa menerima sampai 100 arsip lembaran meter lari. Tiap satu meter lari dihitung dari lembaran arsip yang ditata dengan cara diberdirikan tegak memanjang. Sekarang ini gedung arsip itu setidaknya telah menyimpan 600 arsip lembaran meter lari.

Ikra mengatakan, pada 2000, Badan Arsip pernah mengusulkan pembuatan gedung baru namun tidak terealisasi. Malah, lokasi yang tadinya dianggap layak menjadi gedung arsip belakangan dibangun menjadi gedung pameran, Jogja Expo Center.

Lokasi yang cocok menurutnya adalah tempat yang jauh dari permukiman. “Sehingga kalau ada kebakaran rumah mudah merembet ke gedung arsip,” kata Ikra.

Menurutnya, hal lain yang diperlukan dalam gedung arsip adalah pendingin udara dan alat pengukur kelembaban suhu agar arsip yang disimpan awet. Tapi peralatan pengukur kelembaban itu tak dimiliki.

Sementera sekalipun tiga pendingin udara berada di lantai dua tempat penyimpanan arsip sudah terpasang, hanya satu yang sering dinyalakan.

“Kalau pendingin dinyalakan semua, jeglek [mati listrik karena daya listrik gedung tak kuat],” ungkapnya.

Padahal, di ruang tersebut tersimpan berbagai arsip penting. Salah satunya adalah mengenai perjalanan Ngayogyakarta Hadiningrat menjadi ibukota NKRI.

Diceritakan dalam arsip itu, Sri Sultan Hamengku Buwono IX menyumbang untuk keuangan pemerintah Indonesia dengan mata uang gulden.
“Kami berharap ada perhatian besar pada gedung arsip,” tuturnya.

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.