Melihat Koleksi Arsip Milik DPK Kota Jogja, Perawatannya Pakai Tisu Jepang

Harianjogja.com. JOGJA—Kerja-kerja pengarsipan dinilai penting untuk menjaga dokumen resmi masa lampau dan upaya merawat ingatan bersejarah. Aktivitas ini belakangan mulai mendapat perhatian seiring dengan kemajuan dan perkembangan teknologi informasi. 

Di Kota Jogja, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) setempat rutin melaksanakan aktivitas pengarsipan. Selain dokumen pemerintahan resmi, instansi ini juga membuka layanan restorasi arsip gratis kepada masyarakat Jogja. 

BACA JUGA: Surat Terbuka Wali Murid SMAN 1 Banguntapan Bantul yang Dipaksa Pakai Jilbab: Ibu Mana yang Tidak Sedih?

Koordinator Restorasi Arsip DPK Kota Jogja, Haeriah, menjelaskan dalam setahun pihaknya menerima ratusan arsip yang hendak direstorasi. Jenisnya juga beragam mulai dari surat ketetapan (SK) kedinasan, undangan acara pemerintahan, sketsa bangunan milik pemerintah dan lain sebagainya. 

“Yang paling tua arsip dari Dinas Perumahan tahun 1954. Sementara untuk kartografi ada yang dari tahun 1916 dan berbahasa Belanda,” ujarnya, Rabu (3/8/2022). 

Tercatat ada 700 arsip yang direstorasi jawatannya selama satu tahun. Restorasi itu tidak hanya dari arsip milik pemerintahan saja, melainkan juga dokumen warga. “Mungkin milik warga ada sebanyak 10 persen dari 700 itu,” jelasnya. 

Layanan restorasi arsip milik warga diberikan secara cuma-cuma. Pemilik hanya perlu melengkapi sejumlah persyaratan identitas. Setelah selesai, pihak dinas dan pemilik arsip nantinya akan melakukan serah terima lewat berita acara. Warga kerap meminta bantuan DPK Kota Jogja untuk merestorasi ijazah atau dokumen yang lain. 

“Ini bertujuan untuk bukti, jangan sampai nanti setelah restorasi arsip selesai dan dokumen sudah dikembalikan ke pemilik, bilangnya masih tersimpan dengan kami. Dengan berita acara kan semuanya jelas,” ungkap dia.  

Proses pengarsipan dilakukan dengan tahap tertentu mulai dari pembersihan arsip, melapisi arsip dengan bahan khusus yakni tisu Jepang, penyemprotan dengan menggunakan cairan khusus, pengeleman, pemotongan dan merapikan arsip sampai memasukkannya ke dalam penomoran. 

“Bahan yang paling mahal ini adalah tisu Jepang karena juga harus impor. Harganya Rp7 juta satu gulungan sepanjang 50 meter dan ini bisa untuk melapisi sebanyak 800 arsip,” urainya. 

Kegunaan tisu Jepang ini sangat vital dalam merestorasi arsip berbahan kertas. Fungsinya bisa membuat kertas dan dokumen lama yang sudah usang menyerupai bentuk awalnya.

“Kami juga mendigitalisasikan arsip tekstual dengan cara scanning, yaitu menggunakan alat scanner,” imbuhnya. 

Staf Arsiparis DPK Kota Jogja, Sugeng Purnomo, menjelaskan selain menyimpan dokumen berupa kertas pihaknya juga melakukan pengarsipan terhadap foto. Salah satu arsip foto tertua yakni pada tahun 1946 tentang perundingan pelucutan tentara Jepang oleh Jenderal Sudirman dan Jenderal Oerip Soemohardjo. 

“Total kami  punya koleksi arsip foto sebanyak 10.128. Sementara yang belum dialihmediakan itu ada sebanyak 22.485 foto," katanya. 

BACA JUGA: Polisi Buru Sejumlah Orang yang Diduga Tewaskan Suporter PSS Sleman

Seluruh arsip itu disimpan pada ruangan khusus yang dilengkapi dengan hygrometer. Hygrometer ini digunakan untuk mengukur tingkat kelembaban. Standar suhu dan kelembaban untuk ruang simpan arsip perlu diatur sedemikian rupa yakni tidak lebih dari 20˚C dan kelembaban tidak lebih dari 50 %.

“Setiap hari suhu dan kelembaban ruang selalu dipantau oleh petugas. Suhu dan kelembaban ruangan sangat mempengaruhi kondisi fisik arsip dari kerusakan atau kerapuhan,” kata dia.

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.