Arsip Keluarga Perlu Dikelola untuk Menunjang Kehidupan

JOGJA - Pengelolaan arsip dengan baik benar perlu diterapkan semua elemen masyarakat, termasuk di tingkat keluarga. Hal ini penting karena arsip keluarga memiliki peran penting dalam menunjang kehidupan di berbagai sektor.

Buku nikah dan dokumentasi pernikahan menjadi arsip pertama ketika sebuah keluarga terbentuk. Peristiwa selanjutnya seperti hasil USG, surat keterangan lahir, akta kelahiran, foto anak, foto keluarga, dokumen pendidikan, dokumen karier hingga adanya akta kematian menjadi arsip yang diciptakan dalam sebuah keluarga.

Arsip-arsip tersebut membutuhkan pengelolaan agar nantinya dapat dimanfaatkan dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Salah satu arsip yang frekuensi penggunaan cukup tinggi adalah arsip pendidikan seperti buku rapor, ijazah, piagam prestasi, sertifikasi dari bimbingan belajar nonformal.

Kabid Pembinaan dan Pengembangan Sistem Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY, Rakhmat Sutopo, menjelaskan penyimpanan dan perawatan arsip pribadi yang dimiliki oleh anggota keluarga merupakan hal penting yang perlu dilakukan demi menjaga keutuhan fisik dan fungsi dari informasi yang terkandung pada arsip tersebut.

“Salah satunya melalui pengalihmediaan dari bentuk konvensional ke bentuk digital. Hal ini diperlukan untuk mengantisipasi apabila terjadi kerusakan atau kehilangan yang disebabkan oleh kelalaian manusia ataupun bencana alam,” ujarnya dalam talkshow Arsip Menyapa: Sadar Arsip Dimulai Dari Keluarga.

BACA JUGA: Kecelakaan Helikopter, 1 Korban Meninggal, 7 Masih Pencarian

DPAD DIY terus mengedukasi masyarakat untuk meningkatkan kesadaran pentingnya pengelolaan arsip. “Salah satunya melalui talkshow, sosialisasi bersama DPRD DIY tentang Perda Kearsipan. Pasal-pasal di dalamnya menyinggung peran masyarakat, karena masyarakat juga punya kewajiban dalam mengelola arsip,” katanya.

Ia juga memastikan DPAD DIY siap mendampingi masyarakat yang ingin mengelola arsip dengan metode yang benar. “Kalau masyarakat perlu didampingi untuk pengelolaan arsip, kami bisa melayani agar penyimpanan arsip tidak dicampur, distaples, ditumpuk, karena itu berpotensi merusak arsip,” kata dia.

Anggota Komisi D DPRD DIY, Rita Nurmastuti, menuturkan jajarannya mendorong edukasi pengelolaan arsip oleh keluarga melalui berbagai sosialisasi. "Kami menerbitkan Perda DIY No. 5/2018 tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Sebagai tindak lanjut, ada budjeting kegiatan sosialisasi,” katanya.

Ia juga mengingatkan terutama kepada ibu-ibu yang biasanya lebih telaten untuk mengelola arsip keluarga. “Harus mulai membuat arsip keluarga, dilabeli, supaya ketika sewaktu-waktu dibutuhkan mudah mencarinya,” katanya.

Dosen Ilmu Komunikasi Universitas Negeri Yogyakarta (UNY), Dyna Herlina, mengatakan pada tingkat keluarga, selain arsip yang berkaitan dengan data pribadi, perlu dikelola arsip penting lainnya, mulai dari perbankan, pendidikan, kesehatan dan sebagainya.

“Buku tabungan, sertifikat properti, arsip riwayat kesehatan seperti rontgen, rekam medik, semua harus dirawat. Kalau di negara maju, bayi umur sembilan bulan dilakukan medical checkup, sehingga diketahui potensi penyakit di masa depan. Hal ini penting upaya kalau terjadi hal fatal bisa cepat tertangani,” ujarnya. (***)

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.