DPAD DIY Dorong Masyarakat Peduli dan Lestarikan Arsip

JOGJA—Arsip bukan saja benda bersejarah tak ternilai di kemudian hari, tetapi juga bisa menjadi solusi dari persoalan di masyarakat. Keberadaan beberapa arsip diperlukan untuk pengambilan kebijakan pemerintah dan mengakses bantuan.

Ketua Komisi D DPRD DIY, RB Dwi Wahyu Dwiantoro, mengatakan masyarakat harus mulai disiplin dalam melestarikan arsip yang ada di sekitarnya. “Arsip itu bisa dokumen secara pribadi maupun kalau kelembagaan di wilayah. Maka arsip akan bicara tentang masalah yang ada di wilayah,” ujarnya dalam Sosialisasi Bidang Kearsipan di Balai RW 01 Kricak, Kota Jogja, Rabu (19/11).

Jika dilihat deri konteks kewilayahan, arsip tidak hanya benda administratif yang disimpan, tapi bisa menjadi dasar bagi sebuah kebijakan. “Bagaimana arsip yang berbasis masalah itu akan diselesaikan dalam kebijakan,” ungkapnya.

Dwi menambahkan arsip bisa menjadi sebuah solusi dari permasalahan di masyarakat. Dari sisi arsip pribadi, bisa digunakan untuk mengakses berbagai bantuan. “Termasuk untuk mengakses bantuan. Maka kalau untuk mengakses bantuan, bagaimana arsip itu perlu disosialisasikan,” katanya.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY, Syam Arjayanti, menuturkan selain arsip pribadi, di masyarakat biasanya juga ada arsip organisasi berupa catatan-catatan. Arsip ini tidak cukup disimpan saja, tapi juga dirawat dan disimpan secara digital.

“Kebanyakan masih manual dan terkadang membuat bingung atau hilang. Sekarang eranya harus mulai digital. Ke depan mau enggak mau harus dilakukan pengarsipan secara digital. Berdasarkan UU No. 43/2009 tentang Kearsipan, masyarakat juga berperan sebagai penyelenggaraan kearsipan,” ungkapnya.

Lalu, arsip-arsip statis yang bernilai seperti naskah kuno, buku-buku dan sebagainya yang sudah mulai rusak, harus diselamatkan. “Paling tidak harus didaftarkan ke Dinas Perpustakaan Kota Jogja. Untuk penyelamatan naskah-naskah kuno,” katanya.

Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan telah habis masa retensinya, sehingga ditetapkan sebagai arsip permanen yang tidak boleh dimusnahkan. Sedangkan arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan untuk keperluan sehari-hari.

Ia mengingatkan arsip tidak hanya berupa dokumen, tapi juga foto atau audio visual. Kebanyakan masyarakat masih salah dalam menyimpan arsip-arsipnya sehingga mengakibatkan kerusakan. Misalnya arsip foto yang dimasukkan ke dalam album foto. “Foto juga arsip, kalau kita menyimpan di album akan lembap, menempel di plastik jadi kita kehilangan arsip bernilai. Mulai sekarang kalau foto disimpan dalam amplop. Tidak bisa dilihat sewaktu-waktu tapi tetap bisa dilihat di kemudian hari,” kata dia.

Arsip juga tidak boleh ditaruh bawah karena lembap. Sebaiknya arsip ditaruh di atas dan dijauhkan dari potensi kerusakan seperti rayap. Untuk arsip yang sudah rusak tapi masih bisa diselamatkan, DPAD DIY memiliki layanan restorasi arsip yang bisa diakses masyarakat.

Narasumber sosialisasi dengan tema Penyelamatan Arsip Sebagai Memori Kolektif Bangsa ini, Arif Kurnia Rakhman, mengatakan setidaknya ada tiga tahap yang bisa dilakukan masyarakat dalam melestarikan arsipnya masing-masing.

“Pertama barangnya diamankan, kedua difoto atau scan lalu dimasukkan ke komputer atau hard disk. Ketiga ditaruh di Google Drive atau disimpan secara online. Email juga bisa jadi tempat penyimpanan digital. Itu proses yang membuat arsip kita aman,” katanya.

Ia juga tidak menyarankan me-laminating arsip seperti ijazah dan sebagainya, karena bisa merusak arsip tersebut. “Ijazah sering dilaminating. Malah itu yang merusak. Kalau bisa tidak usah dilaminating, tapi cukup ditaruh di dokumen keeper. Laminating dan difotokopi bisa membuat panas dan merusak kertas,” kata dia. (Advertorial)

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.