UKPBJ DIY Perkuat Layanan Pengadaan lewat ISO 9001:2015

JOGJA—ISO 9001:2015 merupakan standar internasional yang dirancang untuk membantu organisasi meningkatkan efisiensi serta mutu produk atau jasa yang dihasilkan. Standar ini disusun oleh International Organization for Standardization (ISO) dan diterapkan secara luas di berbagai negara.ISO 9001 dapat dipahami sebagai pedoman bagi organisasi dalam mengatur, mengendalikan, dan terus memperbaiki seluruh aktivitas bisnis yang berkaitan dengan kualitas produk maupun layanan. ISO 9001:2015 didasarkan pada tujuh prinsip utama, yaitu:

1. Fokus pada Pelanggan
2. Kepemimpinan.
3. Keterlibatan Orang
4. Pendekatan Proses
5. Peningkatan Berkelanjutan
6. Pengambilan Keputusan Berbasis Fakta
7. Manajemen Hubungan
Penerapan tujuh prinsip ini membantu organisasi meningkatkan kinerja, efisiensi operasional, serta kualitas produk dan layanan secara konsisten.

Biro Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ) Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY) selaku Unit Kerja Pengadaan Barang/jasa (UKPBJ) telah menerapkan standar ISO 9001:2015 sebagai jaminan layanan pengadaan barang/jasa sesuai mutu yang telah ditetapkan. Jaminan mutu berfokus kepada pelanggan, regulasi serta perbaikan berkelanjutan, dengan pendekatan proses dan resiko untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 sebagaimana dirubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 46 tahun 2025 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah telah mengamanatkan Kepala Daerah untuk membentuk Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa yang menjadi pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa. Tugas dan fungsi UKPBJ menurut pasal 75 ayat (2) Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah a. pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa; b. pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik; c. pembinaan Sumber Daya Manusia dan Kelembagaan Pengadaan Barang/Jasa; d. pelaksanaan pendampingan, konsultasi, dan/ atau bimbingan teknis; dan e. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala daerah. Nomenklatur UKPBJ di DIY adalah Biro Pengadaan Barang/jasa Sekretariat Daerah DIY, sesuai Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 64 Tahun 2024 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Sekretariat Daerah.

Sebagai bagian dari komitmen terhadap sistem manajemen mutu yang berkelanjutan, Biro Pengadaan Barang/Jasa telah memperoleh sertifikasi ISO 9001:2015. Pada Tahun 2025, sesuai ketentuan lembaga sertifikasi, audit surveillance dan atau resertifikasi dilakukan secara berkala untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu tetap diterapkan secara konsisten dan efektif, serta untuk mengidentifikasi peluang perbaikan.

Salah satu fungsi UKPBJ adalah melaksanakan pendampingan, konsultasi, dan/atau bimbingan teknis pengadaan barang/jasa. Layanan tersebut meliputi bimbingan teknis, pendampingan, serta konsultasi terkait proses pengadaan barang/jasa pemerintah di kementerian, lembaga, pemerintah daerah, hingga desa. Upaya ini dilakukan untuk memastikan seluruh proses layanan pengadaan selaras dengan prinsip manajemen mutu serta siap menghadapi audit resertifikasi.

ISO 9001:2015 disusun berdasarkan prinsip-prinsip manajemen mutu, antara lain fokus pada pelanggan, kepemimpinan yang kuat, pendekatan proses, pengambilan keputusan berbasis bukti, serta komitmen terhadap perbaikan berkelanjutan.

Dengan mengedepankan pendekatan berbasis risiko (risk-based thinking), ISO 9001:2015 memberikan kerangka bagi organisasi untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengendalikan potensi risiko maupun peluang yang dapat memengaruhi pencapaian sasaran mutu. Pendekatan ini membuat organisasi lebih siap menghadapi perubahan dan tantangan operasional, sekaligus memperkuat konsistensi kinerja.

Bagi instansi pemerintah, termasuk Biro Pengadaan Barang/Jasa, penerapan ISO 9001:2015 memiliki nilai strategis dalam meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan profesionalisme pelayanan publik. Dengan standar yang jelas dan terdokumentasi, proses layanan dapat berjalan lebih konsisten, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan sistem ini juga menjadi langkah penting dalam mempersiapkan organisasi menghadapi audit resertifikasi dan menjaga keberlanjutan kinerja manajemen mutu.

Ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 mencakup pelayanan publik Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa Provinsi DIY. Layanan tersebut meliputi layanan pemilihan penyedia, layanan pengadaan secara elektronik, dan layanan konsultasi terkait pengadaan barang/jasa. Layanan konsultasi dapat diperuntukkan bagi pelanggan yang membutuhkan diskusi atau menghadapi permasalahan pengadaan, serta layanan Sistem Pengadaan Secara Elektronik, seperti SiRUP, e-purchasing, akun SPSE, dan SIKAP.

Karena berorientasi kepada kepuasan pelanggan, maka terdapat Survei Kepuasan Masyarakat (SKM) yang mencakup penilaian kualitas layanan serta saran dan kritik dari pengguna. Hasil dari SKM ini kemudian diolah, dan ditindaklanjuti sebagai upaya perbaikan layanan secara berkelanjutan.

UKPBJ terus melaksanakan pendampingan dan konsultasi ISO 9001:2015 dalam rangka persiapan resertifikasi di Biro Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah DIY. Tujuannya untuk meningkatkan kualitas manajemen mutu sekaligus mutu pelayanan publik.

Meski masih menghadapi sejumlah kendala dan tantangan, UKPBJ berkomitmen menjaga kualitas pelayanan publik sebagai modal penting dalam mewujudkan sistem pengadaan yang efektif, akuntabel, dan berkelanjutan. Saran dan rekomendasi yang dirumuskan diharapkan menjadi pedoman peningkatan efektivitas pendampingan ke depan, sehingga UKPBJ dapat terus memberikan layanan pengadaan yang profesional, transparan, efisien, dan sesuai mutu yang telah ditetapkan.

Kegiatan Pendampingan

UKPBJ terus melaksanakan pendampingan dan konsultasi ISO 9001:2015 dalam rangka persiapan resertifikasi di Biro Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah DIY. Tujuannya untuk meningkatkan kualitas manajemen mutu sekaligus mutu pelayanan publik.

Pendampingan dan konsultasi ini memberikan dukungan teknis dan strategis bagi Biro Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah DIY dalam memperkuat penerapan Sistem Manajemen Mutu yang telah berjalan. Kegiatan tersebut juga menjadi langkah penting untuk memastikan kesiapan organisasi menghadapi proses resertifikasi melalui evaluasi menyeluruh atas kesesuaian sistem dengan persyaratan ISO 9001:2015.

Sejumlah kegiatan pendampingan telah dilakukan UKPBJ sepanjang 2025. Kegiatan diawali dengan Focus Group Discussion (FGD) pada 19 Mei 2025 yang melibatkan UKPBJ kabupaten/kota serta perwakilan 16 kalurahan dari empat kabupaten di DIY.

UKPBJ juga memfasilitasi bimbingan teknis onboarding katalog dengan tema Pengenalan Digitalisasi Pengadaan Barang/Jasa Kalurahan pada 9 Juli 2025 di Kantor Kalurahan Murtigading, Kapanewon Sanden, Kabupaten Bantul. Kegiatan serupa dilaksanakan pada 5 Agustus 2025 di Kantor Kalurahan Donokerto, Kapanewon Turi, Kabupaten Sleman.

Selanjutnya, fasilitasi bimbingan onboarding katalog digelar pada 26 Agustus 2025 di Kantor Kalurahan Playen, Kapanewon Playen, Kabupaten Gunungkidul, serta pada 18 September 2025 di Kantor Kalurahan Banjarharjo, Kapanewon Kalibawang, Kabupaten Kulonprogo.

Melalui rangkaian pendampingan dan konsultasi ISO 9001:2015 tersebut, Biro Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah DIY telah melakukan berbagai langkah strategis untuk memperkuat implementasi Sistem Manajemen Mutu. Upaya yang dilakukan meliputi pengadaan sarana dan prasarana pendukung serta fasilitasi layanan pengadaan barang dan jasa.

Cek Berita dan Artikel yang lain di Google News