Arsip Digital Mudahkan Pencarian Dokumen Fisik IMB di Jogja

JOGJA - Pemkot Jogja terus berinovasi dalam pengelolaan dan pelayanan publik. Terbaru dari Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kota Jogja yang membuat inovasi arsip digital.

Inovasi Arsip Digital yang memanfaatkan teknologi informasi itu untuk memudahkan pencarian dokumen fisik Izin Mendirikan Bangunan (IMB).

Pelaksana Tugas Kepala DPMPTSP Kota Yogyakarta, Octo Noor Arafat mengatakan sebelum ada inovasi itu ketika mencari dokumen fisik IMB para petugas harus membongkar semua arsip per kecamatan dan kelurahan. Padahal ada ribuan dokumen fisik IMB yang disimpan di Kantor DPMPTSP atau Mal Pelayanan Publik Kota Yogyakarta.

“Dokumen yang kami simpan adalah berkas dokumen IMB model lama yang belum digitalisasi. Khusus dokumen fisik IMB karena tidak boleh dihapus. Jumlahnya bisa ribuan,” kata Octo ditemui di Mal Pelayanan Publik Kota Jogja, belum lama ini, seperti dilansir dari portal berita resmi Pemkot Jogja, Kamis (20/10/2022).

BACA JUGA: JNE Dukung Ajang Miss Grand International sebagai Official Logistics Partner  

Dengan pencarian yang tak mudah itu, Octo menyampaikan kemudian teman-teman di DPMPTSP Jogja membuat inovasi arsip digital. Inovasi itu berupa pengelolaan arsip secara digital untuk arsip fisik yang dilengkapi sistem suara sesuai barcode guna menunjukkan lokasi arsip tersimpan.

Dia menjelaskan ada aplikasi yang dibuat yaitu sistem arsip digital. Dokumen fisik IMB dikelompokan per kecamatan dan kelurahan di rak penyimpanan. Arsip IMB kemudian diberi label satu per satu. Setiap pengelompokan arsip itu dipasang perangkat yang dilengkapi sistem suara dan lampu. Dia menyebut sistem perangkat itu menggunakan teknologi cip.

“Teknisnya masukkan nomor IMB yang perlu dicari ke sistem arsip digital. Kemudian diklik dan akan berbunyi [rak] di mana arsip tersebut disimpan. Lalu menuju ke rak, telusuri dengan ponsel, akan berbunyi lagi. Di mana arsip dokumen itu berada, akan menyala lampunya,” terangnya.

Dengan sistem arsip digital yang dilengkapi suara tersebut diakuinya memudahkan pencarian dokumen fisik IMB. Terutama dibandingkan sebelumnya saat pencarian dokumen fisik IMB dilakukan secara manual karena jumlah dokumen fisik IMB mencapai ribuan.

“Dengan sistem dan peralatan yang ada, bisa secepatnya dalam hitungan detik ditemukan dokumen fisik IMB yang dicari,” imbuh Octo.

Meski demikian, belum semua dokumen fisik IMB masuk dalam sistem arsip digital. Octo menyampaikan, sudah sekitar 80 persen dokumen fisik IMB model lama yang sudah masuk dalam sistem untuk pencarian dengan suara. “Yang lainnya masih kami cermati lagi untuk kami siapkan. Semoga akhir tahun bisa selesai semua,” ujarnya.

Octo menambahkan ketika sudah ada layanan Mal Pelayanan Publik secara daring dan sebelum berubah ke persetujuan bangunan gedung, dokumen IMB sudah mulai didigitalisasikan.

Oleh sebab itu bagi masyarakat yang membutuhkan arsip dokumen IMB digital, masyarakat dapat mengajukan ke DPMPTSP. “Jadi kalau masyarakat membutuhkan dapat mengajukan secara online ke DPMPTSP, kita akan tanggapi secara online arsip digital-nya,” papar Octo.

Inovasi pengelolaan arsip secara digital di DPMPTSP Kota Yogyakarta itu juga menjadi perhatian Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Abdullah Azwar Anas saat meninjau dan meresmikan Mal Pelayanan Publik Kota Jogja, Kamis (6/10/2022).

“Berbagai inovasi, yang baru soal dokumen. Ini belum saya temukan di tempat lain. Bagaimana mencari dokumen fisik tapi dipadukan dengan teknologi,” ucap Azwar Anas

 

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.