Tinggalkan Buku Tamu, Pemkot Jogja Digitalisasi Data Kunjungan dengan Silat

Harianjogja.com, JOGJA— Pencatatan tamu di lingkungan pemerintahan Kota Jogja mulai beralih dari cara manual menggunakan buku tamu ke sistem digital. Dinas Perindustrian Koperasi dan UKM Kota Jogja mengembangkan Sistem Pelayanan Penerimaan Tamu Dinas (Silat) untuk mencatat sekaligus memeriksa setiap kunjungan secara digital.

Sistem tersebut dikembangkan untuk mengatasi sejumlah keterbatasan pencatatan manual, terutama ketika instansi membutuhkan kembali data kunjungan yang sudah tercatat sebelumnya.

Kepala Dinas Perindustrian Koperasi dan UKM Kota Jogja, Tri Karyadi Riyanto Raharjo, mengatakan digitalisasi diperlukan agar proses penerimaan dan pencatatan kunjungan tamu dapat dilakukan secara lebih terstruktur.

"Silat (Sistem Pelayanan Penerimaan Tamu Dinas) hadir sebagai solusi atas berbagai kendala dalam proses penerimaan dan pencatatan kunjungan tamu dinas yang selama ini masih dilakukan secara manual," kata Tri, dikutip Rabu (9/9/2026).

Gabungkan Registrasi hingga Verifikasi

Melalui Silat , sejumlah tahapan yang sebelumnya dilakukan secara terpisah kini digabungkan dalam satu sistem. Tamu dapat melakukan registrasi, sementara dokumen pendukung seperti surat tugas atau undangan dapat diverifikasi sebelum kunjungan diproses lebih lanjut.

Setelah proses tersebut, kehadiran tamu dicatat dan seluruh data kunjungan disimpan dalam format digital. Dengan demikian, informasi tidak lagi hanya bergantung pada pencatatan di buku tamu.

Fitur verifikasi dokumen menjadi salah satu pembeda Silat dibandingkan aplikasi presensi biasa. Petugas dapat memastikan dokumen pendukung kunjungan telah diperiksa sebelum proses penerimaan tamu dilanjutkan.

"SILAT dirancang untuk mengelola seluruh proses penerimaan tamu dinas, mulai dari registrasi, verifikasi dokumen, pencatatan kehadiran, hingga penyimpanan data dalam satu platform yang terstandar," ujarnya.

Data Kunjungan Bisa Dipantau Real Time

Digitalisasi juga memungkinkan data kunjungan yang masuk dilihat secara real time. Informasi tersebut dapat dimanfaatkan pimpinan dan unit kerja untuk memantau aktivitas tamu yang datang.

Data kunjungan juga dapat menjadi bahan evaluasi dan penyusunan laporan. Bagi instansi, penyimpanan secara digital membuat data lebih mudah ditelusuri kembali ketika sewaktu-waktu diperlukan.

Sementara dari sisi petugas front office, Tri mengatakan sistem tersebut membuat pekerjaan pencatatan dan pemeriksaan dokumen menjadi lebih terstruktur. Kondisi itu terutama dirasakan ketika jumlah kunjungan tamu mengalami peningkatan.

Bagi tamu dinas, perubahan ini membuat proses administrasi tidak lagi sepenuhnya bergantung pada pencatatan menggunakan buku. Data yang sebelumnya dicatat secara manual kini dapat dikelola melalui sistem yang terintegrasi.

Silat Dikembangkan Bertahap

Pengembangan Silat tidak dilakukan sekaligus. Dinas Perindustrian Koperasi dan UKM Kota Jogja melalui beberapa tahapan, mulai dari perencanaan dan koordinasi internal, perancangan sistem, uji coba hingga evaluasi.

Setelah melalui proses penyempurnaan, sistem tersebut kemudian diterapkan untuk mendukung pelayanan penerimaan tamu dinas.

Tri berharap Silat tidak hanya membantu pencatatan kunjungan, tetapi juga dapat menjadi bagian dari pengembangan pelayanan administrasi pemerintahan berbasis teknologi.

"SILAT juga diharapkan mampu menjadi model pelayanan administrasi modern yang adaptif terhadap perkembangan teknologi," kata Tri.

Ke depan, sistem tersebut diharapkan terus dikembangkan untuk memperkuat pengelolaan administrasi kunjungan di lingkungan Pemkot Jogja.

 

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.